Rambler's Top100
На главную Поиск Контакты
АТМОСФЕРА ДЛЯ РОЖДЕНИЯ НОВЫХ ИДЕЙ

Рассылка
новости
публикации
НМ рекомендует
анонс номера
 

Новости
07.11.2008
просмотров: 1251

Принципы разумного управления временем

При управлении временем следует исходить как из принципа эффективности (использование времени должно отвечать вашим основным принципам), так и из принципа разумности (сделать больше за счет сокращения потерь времени). Существует множество методов, которые позволяют ежедневно использовать свое рабочее время более разумно.

Один из путей к повышению эффективности использования своего рабочего времени состоит в борьбе с собственной неразумностью. К примеру, если мы будем заниматься сначала запланированными, а затем незапланированными делами, некоторые важные задачи так никогда и не будут решены нами, поскольку они не внесены в план. В силу присущей многим людям тенденции заниматься, прежде всего, неотложными делами, то есть, откладывать важные дела, пока не будут сделаны срочные дела, они периодически испытывают чувство перегрузки, видя перед собой громаду нерешенных жизненно важных задач. Если сначала мы будем делать самые простые и легкие вещи, у нас может не остаться времени на рассмотрение предметов трудных, но важных, и проблемы такого рода могут перейти в категорию неразрешимых.

Ниже приведены типичные схемы использования времени, характерные для большинства индивидов:

  • Вначале мы делаем то, что нам нравится, а потом то, что нам не нравится.
  • Вначале мы делаем то, о чем мы знаем, как это сделать быстрее, а затем то, что мы не знаем, как делать.
  • Вначале мы делаем самое легкое, а потом то, что труднее.
  • Вначале мы делаем то, на что у нас уходит немного времени, и только потом переходим к задачам, решение которых может оказаться продолжительным.
  • Мы занимаемся лишь теми делами, которые обеспечены необходимыми ресурсами.
  • Сначала мы решаем задачи, включенные в наш рабочий распорядок (например, проведение совещаний), после чего переходим к незапланированным задачам.
  • Мы предпочитаем заниматься внеплановой деятельностью только после того, как покончим с делами, включенными в план.
  • Сначала мы разбираемся с чужими требованиями, после чего переходим к собственным проблемам.
  • Сначала мы занимаемся срочными, а затем важными делами.
  • Сначала мы делаем самое интересное, затем переходим к менее интересному.
  • Мы делаем то, что способствует достижению наших личностных целей или политически выгодно.
  • Обычно мы тянем до последнего, после чего приступаем к делу.
  • Мы делаем то, что обеспечивает наиболее высокое согласие.
  • Мы исходим из того, кто именно этого хочет.
  • Мы делаем (или не делаем) нечто, исходя из того, какими будут для нас последствия этого дела.
  • Мы переходим от мелких дел к крупным.
  • Мы решаем задачи в порядке их поступления.
  • В своей работе мы руководствуемся принципом скрипучего колеса (скрипучие колеса нуждаются в смазке).
  • Мы работаем на основе определения важности дела для группы.

Разумеется, ни один человек не может и не должен использовать разом все приведенные здесь методы управления временем. Лучше всего осваивать эти методы последовательно. Это позволит вам использовать время существенно эффективнее. Экономия хотя бы 10% времени или «увеличение» своего рабочего дня хотя бы на полчаса может дать за месяцы и годы весьма и весьма ощутимые результаты. Ежедневная экономия 30 минут через сорок восемь лет будет эквивалентна экономии целого года, не прерываемом ни сном, ни обеденными перерывами! Эффективное управление временем не только позволяет индивиду сделать свой рабочий день более продуктивным, но и снимает возникающие вследствие нехватки времени психологические перегрузки, негативно влияющие на производительность его труда и на его удовлетворенность.

Разумное управление временем для менеджеров

Второй список правил предназначен, в первую очередь, для менеджеров. Первые семь правил относятся к области ведения собраний, поскольку, согласно опросам менеджеров, они тратят на участие в них до 70% своего времени.

Правило 1. Рутинные собрания следует проводить в конце рабочего дня. Творческий и энергетический уровни достигают максимума в первой половине рабочего дня, и потому это время не следует растрачивать на тривиальные дела. Помимо прочего, конец рабочего дня станет естественной границей этого собрания.

Правило 2. Краткие собрания лучше проводить прямо по ходу дела, то есть, буквально, на ходу. Это гарантирует их кратковременность. Давно замечено: чем в более комфортных условиях находятся участники собрания, тем дольше оно длится.

Правило 3. Устанавливайте лимит времени. Это сформирует ожидания относительно срока завершения собрания и заставит приспосабливаться к его рамкам. Начинайте каждое собрания с сообщения о его продолжительности и повестке.

Правило 4. Отменяйте собрания, если в них нет особой нужды. Любое собрание должно происходить, только если это необходимо. Если повестка собрания кажется вам пустой или не отвечающей вашим основным целям, смело отменяйте его. Благодаря этому, собрания, проводимые вами, станут более результативными и оптимальными по затратам времени. (Помимо прочего, люди почувствуют, что их собрали по каким-то действительно серьезным причинам).

Правило 5. Готовьте заранее письменную повестку собрания, старайтесь неуклонно придерживаться ее и следите за соблюдением регламента. Соблюдение этих правил облегчает подготовку собраний, позволяет не отклоняться от предмета и оставаться в рамках деловых вопросов. Определять повестку собрания следует до его начала, поскольку в процессе ее обсуждения некоторые вопросы будут решены еще до начала собрания. Любое собрание следует начинать с представления повестки («На сегодняшнем собрании мы рассмотрим следующие вопросы...»). Ведение протокола собрания обеспечивает уверенность, что решения не будут забыты, что исполнители и ответственные определены и что ожидания каждого сбудутся. Необходимость соблюдения регламента стимулирует участников собрания быть рациональными и завершить собрание в установленное время.

Правило 6. Начинайте собрание точно в назначенное время. Это позволит гарантировать, что люди придут вовремя. (Некоторые менеджеры сознательно начинают собрания в достаточно необычное время, например, в десять часов тринадцать минут, чтобы лишний раз обратить внимание сотрудников на значимость фактора времени). Своевременное начало собраний способствует поощрению тех, кто пришел своевременно.

Правило 7. Составьте протокол собрания и старайтесь неукоснительно следовать принятым на нем решениям. Это позволит вам избегнуть повторного возвращения к вопросам, уже обсуждавшимся на собраниях. Подобная практика создает чувство ответственности за исполнение работ в соответствии с решениями собрания. Зафиксированные публично в протоколе задания выполняются с большей вероятностью.

Правило 8. Предложите подчиненным представить свой вариант решения проблемы. Эта практика позволит вам покончить со свойственной вашим сотрудникам тенденцией перекладывать решение всех трудных вопросов на плечи начальства. В этом случае они будут вынуждены принять посильное участие в решении поставленной перед ними проблемы. Анализ предложенных сотрудниками вариантов позволит вам придти к оптимальному решению.

Правило 9. Встречайте посетителей на пороге своего кабинета. Это позволит вам контролировать свое время путем контроля над пространством вашего офиса. Время вашего разговора с посетителем во многом зависит от того, сидите ли вы за своим рабочим столом или же стоите в дверях.

Правило 10. Старайтесь почаще посещать кабинеты подчиненных для кратких встреч. Это полезная практика. Такая тактика позволит вам прервать разговор с работником в нужное вам время. Но следите за тем, чтобы все ваше время не уходило на путешествия по кабинетам подчиненных.

Правило 11. Не перегружайте планами свой рабочий день. Вы должны каждый день полностью распоряжаться хотя бы частью своего рабочего времени. Незапланированные встречи и неожиданные претензии со стороны других людей могут лишить вас должной инициативы и возможности распоряжаться собственным временем. Впрочем, это не означает, что у вас должны быть большие периоды времени, когда вы совсем свободны. Помните: хороший менеджер должен быть господином, но никак не рабом времени.

Правило 12. Обзаведитесь местом, в котором вы могли бы работать совершенно спокойно, не боясь, что вам помешают. Это позволит вам сконцентрироваться на решении серьезных задач. Попытки сфокусировать внимание на задаче или проблеме еще раз после того, как вас прервали, требуют дополнительного времени. Умственная деятельность неэкономна, если требуется повторение.

Правило 13. Принимайте определенные решения по всем поступающим к вам документам и служебным запискам. Это избавит вас от необходимости решать один и тот же вопрос несколько раз. Некоторые из этих бумаг можно тут же отправить в мусорную корзину.

Правило 14. Содержите свое рабочее место в порядке. Это позволит вам минимизировать непроизводительные затраты времени (которое будет уходить у вас в том числе и на поиск нужных документов).

Правило 15. Делегируйте задания, определяйте рамки личной инициативы подчиненных и внушайте уверенность в успехе. Все эти правила связаны с эффективным делегированием полномочий, одним из ключевых методов управления временем.

Помните о том, что эти методы являются средством, а не целью. Исследования показывают, что менеджеры, использующие такие методы, лучше контролируют свое время, достигают лучших результатов, имеют лучшие отношения с подчиненными и не ощущают действия ряда стрессоров времени, с которыми приходится сталкиваться большинству менеджеров. Ежедневная экономия всего тридцати минут позволит вам сэкономить за годы вашей работы целый год,или 8760 часов! Если вы испробуете некоторые из предложенных вашему вниманию методов на практике, вы очень скоро убедитесь в их эффективности, что найдет выражение, прежде всего, в ослаблении временного стресса.

Дэвид А. Уэттен, профессор Калифорнийского государственного университета











Ваш логин

Пароль

Регистрация

Календарь
« ноябрь, 2008 »

1 2
3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23
24 25 26 27 28 29 30