Rambler's Top100
На главную Поиск Контакты
АТМОСФЕРА ДЛЯ РОЖДЕНИЯ НОВЫХ ИДЕЙ

Рассылка
новости
публикации
НМ рекомендует
анонс номера
 

№8, 2008
№8, 2008
28.08.2008
Для зарегистрированных пользователей
просмотров: 101
комментариев: 0

Точно в срок

Как настроить эффективную систему делегирования и контроля выполнения поручений


Персональная продуктивность руководителя, эффективное использование рабочего времени – это на 30% вопрос его личной организованности и на 70% – вопрос грамотного делегирования задач. Как справляться с массой разнородных задач, распределяемых между подчиненными, ориентироваться в этом хаосе и оперативно контролировать выполнение важных поручений? На эти вопросы отвечает тайм-менеджмент для руководителей высшего звена.




В менеджменте вопросы делегирования прорабатываются основательно – как мотивировать подчиненных на выполнение задач, как наделять их необходимыми полномочиями, как устанавливать реалистичные сроки и т.п.
Топ-менеджеру крупной корпорации в процессе делегирования помогает формальная корпоративная система отслеживания постановки, прохождения, выполнения задач, поручений, служебных записок, протоколов совещаний и т.д. Но, как правило, такого рода бюрократические системы достаточно тяжеловесны, неповоротливы. К тому же далеко не все задачи, поставленные руководителем, вообще целесообразно «прогонять» через эти механизмы, стрелять, как говорится, из пушки по воробьям.
Руководителю нужна схема попроще, которая охватывала бы все аспекты его работы (в том числе и неформальные взаимодействия с коллегами) и была максимально автоматизированной – чтобы «одним кликом мыши» находить ответы на «все вопросы»: какие задачи связаны с этим человеком, с этим проектом, с этим периодом?
Как же выстроить систему, которая поможет руководителю разгрузить свою память, избавиться от многочисленных напоминаний на разных носителях и даст полную уверенность в том, что каждое поручение будет выполнено в срок?

Где занять время?
Делегирование задач и поручений, пожалуй, единственный способ увеличить временной ресурс. Время нельзя заработать или купить. Но руководитель, ответственный за огромный объем работ, может «одалживать» время у подчиненных посредством делегирования. Если капитал времени у человека составляет в среднем 200–400 тыс. часов, то при большом количестве подчиненных руководитель может увеличить свой временной капитал до миллиона, десяти миллионов часов и больше.
В работе с любым поручением можно выделить две составляющие: собственно управление (мотивировать, наделить полномочиями и т.п.) и рутина контроля. Рутина контроля – это все действия из серии «дозвониться до исполнителя, выяснить статус процесса, если есть отклонения – установить их причину, напомнить о плановых датах и т.п. Проще говоря, в России мало поставить задачу и в заданный срок потребовать результат. Нужно совершить ряд «телодвижений», чтобы обеспечить выполнение задачи.
Особенно эффективна система делегирования и контроля выполнения поручений в связке с хорошо организованным секретариатом (заметим, что один секретарь, снабженный правильными регламентами и действенными схемами, это тоже секретариат). В такой ситуации основная нагрузка по рутине контроля поручений (без потери его качества) перекладывается на секретарей.


 



Чтобы прочитать статью, Вам необходимо зарегистрироваться
 
 
Ваш логин

Пароль

Регистрация