Rambler's Top100
На главную Поиск Контакты
АТМОСФЕРА ДЛЯ РОЖДЕНИЯ НОВЫХ ИДЕЙ

Рассылка
новости
публикации
НМ рекомендует
анонс номера
 

№2, 2008
№2, 2008
08.02.2008
В открытом доступе
просмотров: 2217
комментариев: 0

Делу место и время

Как эффективно управлять своими делами


Если у вас в голове постоянно крутится сотня дел – вы не сможете работать эффективно. Если половину запланированного на сегодня приходится переносить на завтра – такой план и составлять не стоило. Чтобы нерешенные задачи не мешали вам сосредоточиться на той, которую вы выполняете сейчас, нужно научиться перерегружать их из головы в специальную систему управления своими действиями. Что же это за система и как ее создать?




Каждый день мы сталкиваемся с десятками задач. Одни из них требуют немедленного решения, другие можно отложить, а третьи нужно просто держать в уме, чтобы при случае к ним вернуться. Контролировать такую ситуацию с помощью обыкновенных еженедельников и традиционных списков очень сложно, а то и вовсе невозможно. Дэвид Аллен, автор книги «Как привести дела в порядок»1, считает, что нужно в корне изменить свой подход к планированию и выстроить систему, которая поможет не только успевать делать все хорошо и вовремя, но и выбрасывать из головы нерешенные проблемы, снижая тем самым уровень рабочего стресса. В чем же состоит его концепция? Сначала нужно определить все те дела (рабочие, домашние, связанные с личностным ростом и т.д.), которые можно отнести к рутинным. Затем рассортировать их, четко сформулировать задачи и определить по каждой желаемый результат и первоочередные действия. Этот процесс состоит из нескольких этапов, в результате выполнения которых создается целостная система управления повседневными делами.

ДЕЛО В ПАПКУ
Итак, с самого начала нужно собрать воедино свои дела (относящиеся абсолютно ко всем сферам вашей жизни – начиная с профессиональной и заканчивая семейной) и обязательно зафиксировать их в письмен­ном виде. Так вы гарантируете самому себе, что не забыли о чем-то важном. Последовательность ваших действий должна быть такой:

  • Выделите место, куда будете складывать документы, брошюры и т.д. – все, что является незавершенным делом (условно назовем это место – папка «входящие»). Это может быть лоток для бумаг, папка или просто одна большая стопка. 
  •  Начните сбор материалов со своего рабочего стола. Пересмотрите все документы, письма, служебные записки, факсы, визитки, заметки, сделанные на совещаниях, встречах с клиентами и т.д. и сложите в папку «Входящие». Даже если бумаги лежат стопкой не поддавайтесь искушению сказать себе: «Здесь у меня уже все рассортировано». Просто возьмите всю стопку и переложите в папку «входящие». Осмотрите свое рабочее место и подумайте, не хочется ли вам что-либо изменить? Если да, изложите свои желания на отдельных листах и тоже положите в папку «Входящие». 
  •  Осмотрите свой кабинет. Обращайте внимание на все, что может быть связано с какими-то незавершенными делами. Загляните в ящики стола, шкафы, на полки. Там наверняка есть книги, которые вы давно собирались прочесть, справочные материалы для работы над каким-то проектом и т.д. Загружайте все это в папку «Входящие». Подумайте, что вам хотелось бы изменить в офисе? Может быть, вы давно собирались реорганизовать систему хранения документов? Или купить еще пару шкафов? Вся ли аппаратура работает, не нужно ли что-нибудь починить? Если да – снова записывайте все на отдельных листочках и отправляйте во «Входящие». 
  •  Подобную процедуру проведите дома, если и там у вас есть материалы, относящиеся к работе. 
  •  После сбора физических материалов: книг, документов, записей и т.д. приступайте к интегрированию информации о невыполненных делах, которая содержится в вашей оперативной памяти. Фиксируйте все идеи, которые крутятся у вас голове, чего бы они ни касались – от покупки продуктов до заключения важной сделки. Чтобы облегчить эту работу, составьте перечень аспектов (тем) своей реальной деятельности или той, которой вы хотели бы заняться. Например такой, как представлен в таблице 1. Пройдясь по этому перечню, вы наверняка вспомните с десяток, а то и больше нереализованных задумок и нерешенных задач. Каждую запишите на отдельном листочке и поместите в ту же самую папку – «Входящие». 

новый менеджмент
новый менеджмент

 

 

 

 

 

 

 

 

  •  Просмотрите свой блокнот. Все обнаруженные там списки намеченных дел тоже перенесите в папку «Входящие».

На этапе сбора информации о незавершенных делах руководителя могут подстерегать разнообразные ловушки. Самая распространенная и опасная – это желание немедленно избавиться от части предметов и бумаг. Конечно, если вы уверены, что вещь вам никогда больше не понадобится – выбрасывайте. Если сомневаетесь – лучше все-таки положите в папку «Входящие».
Еще одна проблема – что делать с тем предметами, которые слишком велики, чтобы поместить их во «Входящие». К примеру, вы хотите выбрать место, где лучше всего повесить картину. В этом случае просто запишите задачу на листочке и положите ее в папку.
Постарайтесь не затягивать сбор информации – для этого одного дня вполне достаточно. Здесь важно не заразиться «вирусом порядка» и не разбивать данный этап на части. Это не только отдаляет соб­ственно разработку системы управления делами, но и демотивирует.


Еще одна ловушка подстерегает руководителя, который в процессе сбора информации обнаружил записи или документы, требующие срочных действий. Многие предпочитают не отправлять такую бумагу во «Входящие», опасаясь, что она затеряется в ворохе других. Если вы попадете в такую ситуацию, спросите себя: действительно ли дело настолько срочное, что его нельзя ненадолго отложить? Если да, то решите проблему и забудьте о ней. Если же нет – пополняйте этим документом папку «Входящие» и продолжайте сбор материалов.
Чтобы сбор информации был эффективен, придерживайтесь таких правил. Во-первых, отправив задачу в папку «Входящие», сразу выбрасывайте ее из головы. Как правило, после составления списка текущих проблем люди не перестают думать о делах – они не уверены, что ничего не забыли. Именно поэтому важно научиться собирать во­едино все незавершенные задачи – включая мысли, которые крутятся в голове, даже те, что не связаны с профессиональной деятельностью. Следовательно, второе правило – четко определить место для хранения информации о несделанной работе и все новые поступления направлять только туда. Многие люди записывают свои мысли или идеи на бумажках и приклеивают к монитору, вкладывают в блокнот, используют в качестве закладок для книг. От этой привычки нужно избавиться и обзавестись, например, лотком или папкой.

 
И, наконец, третье правило гласит, что папку или лоток с загруженной информацией нужно регулярно очищать. Иначе там будут скапливаться важные документы (иными словами – нерешенные задачи) и эффективность системы управления делами может оказаться под угрозой. Очистка папки «Входящие» не подразумевает немедленного решения всех проблем и выполнения всех действий. Просто нужно время от времени пересматривать содержимое папки и определять, что с ним делать дальше.
Теперь этап сбора информации можно считать завершенным. По словам Дэвида Аллена, он обычно занимает от двух до шести часов, хотя может понадобиться и больше.


РАЗБОР ПОЛЕТОВ
Второй этап – обработка собранных материалов. Распределение их по ячейкам, или классификация. Здесь можно воспользоваться схемой, представленной на рисунке 1, и следующими правилами:

новый менеджмент
новый менеджмент

 

 

 

 

 


 

  •  Просматривать поочередно все записи. При этом нужно одинаково тщательно обрабатывать и очень важные, и менее значимые документы. Не стоит придумывать какую-либо очередность – начинайте с верхнего предмета в стопке и последовательно продвигайтесь ко дну папки. Иначе вы рискуете часть дел (наименее важных и срочных, по вашему мнению) оставить «на потом». 
  •  Обрабатывать задачи нужно по одной. Весьма вероятна ситуация, когда вы, достав из папки один документ и еще не решив, что с ним делать, возьмете другой – с которым разобраться, как вам кажется, гораздо проще. Скорее всего, вы уже не захотите возвращаться к первой бумаге и отложите ее в сторону. Не стоит так поступать – возьмите себе за правило сосредотачиваться только на одной задаче и переходить к другой только тогда, когда решите, что делать с первой. 
  •  Не оставляйте просмотренный документ в папке «Входящие». Даже если вам сразу и не приходит в голову мысль, что делать с этой задачей. Так вы только потеряете время, так как будете возвращаться к одним и тем же проблемам снова и снова.

Поэтому, доставая по очереди бумаги из папки, решайте, что с ними делать. Обязательно спрашивайте себя: «А нужно ли предпринимать какие-то действия?» По некоторым документам ответ на этот вопрос будет отрицательным. Варианты ваших решений в таком случае следующие: выбросить, отложить на будущее или отнести к справочным материалам.
Чтобы отнести или не отнести тот или иной документ или предмет в категорию «мусор», необходимо довериться своей интуиции, руководствуясь одним из двух правил: «если сомневаюсь – выбросить» или «если сомневаюсь – оставить».


Идеи и задачи, которые не требуют от вас немедленных действий, однако не исключено, что пригодятся или потребуют действий в будущем, отнесите в категорию отложенных (Аллен называет их «подвешенными»). Это может быть повестка дня совещания, которое состоится через несколько недель, буклет дома отдыха, куда вы думаете когда-нибудь поехать, записка о том, что было бы неплохо походить в спорт­зал (но сейчас у вас нет на это времени) и др.
Сортированием всего этого нужно будет заняться на следующем этапе.
К справочным материалам отнесите все, что может пригодиться вам в будущем для получения какой-либо информации. Их классификация – тоже задача следующего этапа.


Как быть с теми делами из папки «Входящие», которые требуют немедленных действий? Сначала – определить первоочередное действие, то есть шаг, с которого нужно начать решение проблемы. Потом обязательно сформулировать это действие (оно должно быть конкретным – варианты «обдумать проблему» не принимаются). После этого выбрать один из приведенных ниже вариантов:

  • Если действие можно выполнить сейчас же, в течение двух минут, то сделайте это – не упускайте шанс сделать первый шаг к решению проблемы или задачи. Независимо от степени ее приоритетности. Как показывает практика, это существенно повышает общую эффективность работы. Если у вас есть время, можете не ограничиваться двумя минутами, а увеличить этот базовый интервал до пяти-десяти минут. В противоположном случае – уменьшить его до минуты и даже до 30 секунд. При выполнении первоочередных действий нужно отмечать, сколько времени занимают типичные шаги (к примеру, позвонить кому-нибудь, написать письмо и т.д.). Так вы постепенно научитесь определять, сколько минут вам понадобится на одно действие, и не будете переоценивать свои возможности. Если при осуществлении первоочередного действия возникает необходимость в другом (к примеру, вы хотите заказать книгу в интернете, но обнаруживаете, что закончились деньги на карточке), то нужно принять решение уже относительно этой новой задачи (пополнить счет): выполнить немедленно, передать его кому-то или отложить. 
  •  Если дело можно кому-то передать – сделайте это. Если для выполнения действия вам нужно более двух минут, спросите себя: а можно ли поручить его кому-то? Делегирование задачи подразумевает следующие действия: написать письмо, отправить записку по внутренней почте, оставить голосовое сообщение, запланировать встречу (соответствующая запись в ежедневнике, напоминание в мобильном), сделать телефонный звонок или встретиться лично. Дэвид Аллен рекомендует использовать эти варианты в приведенной последовательности. По его мнению, электронная почта – самый эффективный способ общения в такой ситуации, а телефонное и непо­средственное общение – наименее предпочтительны, так как отнимают много времени.
    Выполнение порученной задачи от вас не зависит. Вы должны внести ее в отдельную папку под названием «Ожидания» и ждать результата. Не забудьте датировать делегированное дело, чтобы знать, когда именно оно было передано на выполнение. 
  •  Все остальные дела надо пока что отложить. Задачи, которые можете решить только вы сами, но при этом на первоочередное действие понадобится более двух минут, приходится отложить в папку «Подвешенные» и заняться ими на следующем этапе.

ДЕЛА ПО СПИСКАМ
На данном этапе необходимо распределить все дела, которые еще не отнесены в ту или иную категорию, по нескольким спискам (а при необходимости разделить каждый из списков на подсписки). Под словом список можно понимать перечень на листе бумаги, папку, в которой содержатся материалы, отнесенные к данной категории, или электронный документ, содержащий перечень задач. Лучше всего выбрать привычный или наиболее удобный вариант.
Итак, возьмите папку «подвешенных» задач и приступайте к ее сортировке. Сначала разберитесь с первоочередными действиями – теми, которые не можете выполнить сейчас же, в течение двух минут, или передать кому-то. Затем внесите в календарь задачи, срок выполнения которых вам известен, (будьте осторожны: как правило, люди записывают в календарь те задачи, которые хотят выполнить в тот или иной день, и в результате им трудно отделить дела, которые обязательно нужно завершить в этот день, от остальных). И, наконец, отсортируйте первоочередные действия по контексту: например, если для выполнения нужен компьютер, создайте категорию «Компьютер» и отправьте задачу туда. Дэвид Аллен предлагает такой набор категорий для сортировки первоочередных действий: 

  •  Звонки. Сюда относятся все напоминания о телефонных звонках, которые нужно сделать. В любой момент, как только у вас появляется свободное время и есть доступ к телефону, вы можете открыть эту папку и приступить к выполнению дел. При этом стоит взять себе за правило: прежде чем отправлять бумагу с описанием действия в эту папку, указывать на ней номер телефона. Так вы сэкономите массу времени на поиск нужного номера, когда решите, наконец, позвонить. 
  •  Компьютер. В эту папку заносятся дела, которые можно сделать только за компьютером (составление документов, письма, электронные сообщения). Если вы носите с собой ноутбук, то можете приступать к выполнению этих задач где угодно: в ресторане, на собрании и т.д. 
  •  Поездки. Если вы часто ездите по делам, то целесообразно создать такую категорию и вносить в нее записи о действиях, которые можно выполнять параллельно с другими, так сказать, по дороге. К примеру, забрать фотографии из печати, заехать в магазин за продуктами и т.д. 
  •  Дела в офисе. Сюда относятся те действия, которые можно выполнить только на рабочем месте. Дэвид Аллен советует включать в эту категорию и те задачи, для выполнения которых нужен интернет (потому что чаще всего им удобно пользоваться именно в офисе) – например, скачать из сети большую программу. 
  •  Дома. К этой категории относятся домашние дела, к примеру, рассортировать диски. Если у вас есть домашний офис, где вы выполняете часть работы, внесите в данную папку и те задачи, которые можно сделать только здесь. 
  •  Встречи. У вас наверняка накопились заметки о том, что нужно обсудить с тем или иным коллегой, о чем поговорить с членами семьи и т.д. Вносите все это в данную папку, предварительно создав документ для каждого человека и каждой встречи. 
  •  Прочесть. Складывайте сюда важные для вас документы, статьи, на проработку которых понадобится более двух минут. Их можно читать в очереди к врачу, в машине и т.д.

Перечисленный набор папок корректируется под собственные потребности. Возможно, для вас актуален какой-то другой контекст – тогда стоит создать для него отдельную папку (например, «Перелеты» – если вы часто летаете и проводите много времени в самолетах). В рамках каждой категории можно создавать подкатегории – если вам кажется, что так будет удобнее. К примеру, в папке «Встречи» выделить отдельные разделы по общению с коллегами, семьей, руководством, клиентами и т.д. Тогда не придется перебирать десятки бумаг для того, чтобы найти одну, необходимую вам сейчас.
Разобравшись с первоочередыми задачами, приступайте к сортировке тех материалов, которые не требуют от вас активных действий. Их нужно разделить на две категории: 

  •  Справочные материалы, которые вы по какой-то причине хотите сохранить (думаете, что они вам еще понадобятся). К примеру, информация о ресторанах с доставкой или книги, которые вы хотели бы прочитать. Нужно только решить, в каком виде хранить все эти сведения: разделив их на категории, в одном большом шкафу и т.д. 
  •  Список «Когда-нибудь/может быть». В него попадают задачи, которые вы планируете пересмотреть когда-нибудь в будущем. Здесь возможны такие категории: вещи, которые нужно купить; хобби, на которые не всегда хватает времени; дела, которыми хочется заняться; навыки, которые стоит приобрести; поездки, которые вы мечтаете совершить; организации, куда стоит записаться; проекты, в которых стоило бы поучаствовать.

Итак, получился следующий набор списков (папок): «Когда-нибудь/может быть», «Справочные материалы», «Ожидания», «Первоочередные шаги» (разделенные по контексту), «Календарь». К ним нужно добавить еще два списка: «Проекты» и «Материалы по проектам». «Проектом» Дэвид Аллен называет любой набор работ для получения одного результата. Чтобы не упустить их из виду, надо создать отдельный список и внести в него все проекты. Для этого стоит пересмотреть первоочередные шаги и, выделив те из них, за которыми обязательно последуют другие действия (к примеру, если вам нужно сделать ремонт на кухне, то первоочередным действием может быть звонок в соответствующую фирму, однако данный проект этим действием не ограничится), придумать название для проекта (к примеру – «Ремонт на кухне») и записать его в список проектов. Последние, разумеется, могут касаться не только профессиональной сферы, но и личной жизни. Этот список поможет держать под контролем абсолютно все ваши незавершенные дела. Регулярно пересматривая его, вы будете придумывать дальнейшие действия по каждому проекту, вносить их в списки первоочередных и тем самым планомерно приближаться к завершению задания.
Все бумаги, относящиеся к тем или иным проектам, можно складывать в папку «Материалы по проектам». К примеру, если вы занимаетесь проектом «строительство нового дома», то в соответствующей папке могут лежать варианты поэтажных планов, схемы макетов, описание вариантов интерьера и т.д.

 
ОБЗОР ЗАДАЧ
К данному моменту у вас должна получиться готовая система управления делами. Осталось только определить, какие списки в какой последовательности и как часто пересматривать.
Чаще всего (один или несколько раз в день) нужно обращаться к календарю – чтобы не забывать, какие дела нужно обязательно выполнить сегодня. Исходя из того, что там будет записано, вы принимаете решение – просматривать ли списки первоочередных дей­ствий, и если да – то какие именно. К примеру, если вам предстоит весь день трудиться в офисе, не имеет смысла открывать папку «Поездки» – лучше заглянуть, например, в папки «Компьютер» и «Звонки».
Списки первоочередных действий можно просматривать и перед сменой контекста. К примеру, перед тем как отправиться на встречу с руководством, не помешает заглянуть в папку «Встречи», а перед посещением химчистки – в папку «Поездки» (вдруг по дороге вы сможете заехать еще куда-нибудь).
Чтобы система постоянно отражала реальное состояние ваших дел, нужно ее регулярно обновлять, вносить новые задачи и разбираться с ними. Этот процесс Дэвид Аллен называет еженедельным обзором и рекомендует следующие действия:

  • Все разбросанные бумаги, визитки, записки и т.д. положите в папку «Входящие».
  • Обработайте их, разложив по папкам/спискам («Первоочередные действия», «Проекты», «Спра­вочные материалы», «Ожидания») или внесите в календарь.
  • Просмотрите календарь за прошедшую неделю. Проверьте, не осталось ли там справочной информации, каких-либо записей? Если да – переместите их в соответствующие списки. 
  •  Пролистайте календарь на неделю вперед, обратите внимание на записанные там мероприятия. Подумайте, не нужно ли еще что-нибудь внести в календарь.
  • Очистите свою память: внесите в «Проекты» или список «Может быть/когда-нибудь» идеи, мысли и т.д. 
  •  Проанализируйте список проектов (как продвигается каждый из них), убедитесь, что по каждому уже запланировано очередное действие. 
  •  Обратитесь к спискам первоочередных дей­ствий. Отметьте выполненное, и то, что нужно сделать. 
  •  Загляните в список «Ожидания», чтобы быть в курсе, каких действий и от кого вы ждете. 
  •  Перечитайте список «Когда-нибудь/может быть». Если какие-то из записанных там дел уже стали для вас актуальными – перенесите их в список проектов. Если есть пункты, которые вам больше не интересны, вычеркните их.

Дэвид Аллен советует выделять для еженедельного обзора два часа, лучше всего – вечером в пятницу, когда события недели еще не забыты. Если вы вдруг натолкнетесь на действия, которые можно выполнить в течение двух минут, еще будет время это сделать, а кроме того – выбросить все дела из головы и полноценно отдохнуть на выходных. Если в пятницу вечером вы не можете заняться еженедельным обзором, найдите для него другое время. Но приучить себя к этому ритуалу нужно обязательно – только так можно заставить собственную систему управления делами работать как часы и способствовать повышению вашей эффективности.


Оценить статью
 
 
Оставить комментарий
Имя:
Комментарий:
Ваш логин

Пароль

Регистрация